“双随机、一公开”监管模式是国务院办公厅于2015年8月发布的《国务院办公厅关于推广随机抽查规范事中事后监管的通知》中要求在全国全面推行的一种监管模式。该模式强调在监管过程中随机抽取检查对象,随机选派执法检查人员,并将抽查情况及查处结果及时向社会公开。
对于检验检测机构而言,这一模式不仅提高了监管的透明度和公正性,还增强了机构自我管理的责任感和紧迫感。本文将深入探讨检验检测机构在“双随机”监督抽查中主要被查的内容以及相应的应对策略。
一、检测检验检测机构申请材料与实际情况一致,不得提供虚假材料或者隐瞒有关情况
1、抽取有关申请文件,并与实际情况进行对比。重点对于法律地位、技术能力、人员状况、设备清单等进行核查;
2、抽取典型(大型)检测项目、仪器设备、环境设施进行核查,确认其具备相关设备、设施、标样、耗材及相关检验检测人员,并与申请资质认定时提交的申请资料一致。
二、检验检测人数规模与业务量匹配,人员不得同时在两家以上检验检测机构从业
1、核查机构人员名单,评估业务量与员工人数匹配性。明显不合理的,予以明确标注,提醒监管部门后续加强监管;
2、核查检验检测机构的人员管理制度要求,是否明确规定要求员工不得在两家检测机构从业;抽取部分员工档案,查看是否具有完整的劳动用工手续及员工仅在本机构执业的自我承诺。
三、应在资质认定证书确定对的能力范围内从事检验检测活动
检查资质认定证书附表、随机抽取检测报告、原始记录:
① 是否有制度规定应依据取得资质认定的范围开展检验检测活动;
② 审核检验检测报告,是否存在超出资质认定证书规定的能力范围、地址范围、时间范围(空档期)以及授权签字人签字范围出具报告的情况;
③ 核查当前有效和最近一次换证前资质认定证书的有效期;
④ 抽取最近一次复查换证前后的检验报告,检查其日期,并与资质认定证书的有效期进行核对。
⑤ 应抽取本评审周期内主要产品(或参数)的检测报告、原始记录20份(套),如有证书空档期,应包含空档期出具的检测报告。
四、原始记录信息真实、准确、充分、具有可追溯性
随机抽取检验检测报告及相关原始记录进行核查、并与证书附表核对:
① 所检技术参数是否配备了正确的检验设备设施或标准物质;
② 原始记录与检验报告之间是否有可追溯的关联编号;
③ 追溯原始记录、设备设施使用记录、标准物质使用记录、样品流转记录及可能存在的实物样品和其编号等。
五、检验检测报告的编制规范、格式严谨,信息充分、数据表达准确、计量单位正确、结论明确
随机抽取检验检测报告,核查报告的以下内容:
① 信息是否完整,是否缺少环境条件信息、样品信息、检验仪器设备信息、检验地点信息、客户信息;依据标准、检验方法等信息;
② 用语是否规范,依据是否明确,数据是否准确并符合资质认定相关要求;
③ 报告的编号、页码是否完整、清晰;
④ 对CMA标识使用是否正确;
⑤ 是否存在明显的一般性错误。
⑥ 机构应制定有资质认定标志、检验检测专用章的使用规定,应有检验检测专用章与机构公章意义的法律地位的授权文件;
⑦ 在检验检测报告中正确使用资质认定标志(CMA)以及加盖检验检测专用章。未加盖资质认定标志出报告时,应注明“内部参考,不具有对社会的证明作用”或者类似字样;
六、不存在未经检验检测出具报告结果;伪造、编造检验报告结果等违法行为
1、核查检验检测机构的《质量手册》和《程序文件》,查看是否有禁止不检验出报告、篡改数据出报告以及出具虚假、伪造报告等行为的规定,以及相关规定的可操作性。
2、随机抽取20份检验检测报告,核对相关原始记录(包括样品接收、流转记录,设备使用记录,人员在岗记录,检测结果及其计算过程,客户合同等),分析原始记录与检验检测报告的可溯源性。不具有逻辑关系的,详细记录有关事实,并由实验室负责人签字确认。
3、抽取同一客户不同时期委托的检验检测报告(尤其是同类产品或者检测项目时),或者同类客户同一检验检测项目的检验检测报告,核查是否存在数据雷同的情况。
七、按要求向资质认定部门上报相关信息,对社会公布社会责任报告
1、核查检验检测机构的《质量手册》和《程序文件》,查看是否明确规定了本实验室要按照资质认定管理要求定期上报《年度工作报告》和《统计数据》,查看近几年年度检验检测服务业统计数据、年度报告、资质认定自查表以及国家质检中心的社会责任报告,以核实其落实的情况。
2、核查检验检测机构的《质量手册》和《程序文件》,查看其是否明确规定按照资质认定管理要求编制《社会责任报告》并对社会公开。查看其近期公布的社会责任报告材料,了解其公布方式。
八、应对政策
有道是不打无准备之仗,首先必须清楚检测领域“双随机、一公开”检查重点查什么?根据以往检查情况及新评审准则的要求做好准备。检测机构“双随机、一公开”重点检查的内容主要有:
1、管理体系是否有效运行;
2、机构是否能够持续符合资质认定条件和要求;
3、从事检验检测活动所必须的检验检测仪器设备是否完备、管理要求是否落实。
4、检验检测活动是否符合国家相关法律法规的要求;检验检测数据、结果是否真实、客观、准确;
5、检验检测场所和设施是否符合规范;
(一)对策一
1、查看现行的体系文件,管理体系文件是否涵盖了新《评审准则》及《评审补充技术要求》内容;完善新体系文件分发、宣贯记录。
2、查看2023年度计划及实施结果,机构须制定年度工作计划保证管理体系有效运行,并按照工作计划有效实施的相关记录;本年度工作计划未实施的查上年度工作计划落实情况,关注不符合项完善效果;
3、查看2023年度自查自改资料,关注自改落实情况及整改效果;
4、查看上一次监督检查(或者内审)的不符合事项的整改资料,整改有效性的落实情况;
(二)对策二
1、核查营业执照、资质认定证书等证明文件,是否与申请书一致;核查经营范围、业务范围是否有影响检测公正性的经营项目,法人代表人不是最高管理者的,应对最高管理者进行授权。
2、检查资质认定标识是否按规定要求使用,报告单授权签字人名字有无代签现象。
(三)对策三
1、重点检查线上设备动态管理记录,关注设备配置、量值溯源及证书确认、期间核查、环检设备的自查记录等;
2、查有无对软件控制系统动态管理记录,杜绝作假软件及外挂作弊设备;
3、查看标准气体管理记录是否及时、完整并与现场标准气瓶进行核实(有效期、购置、验收、领用记录);
4、查看标准工作器具的配置及计量溯源证书,标准工作器具应满足实际工作要求。所有仪器设备必须有清晰、完整的状态标识。
(四)对策四
1、通过检验记录、报告结果、视频照片对检测过程进行抽查,重点审视检验项目的齐全性、设备使用的正确性、方法采用的准确性、环境条件的符合性、操作的规范性、结果数据的准确性、结果判定的正确性、记录的真实性等八个方面,确认检验人员的能力及检验过程的合规性。
2、审核查看以往的记录、报告,进一步确认检验人员的符合性、结果数据传递的可靠性、一致性等。
3、检验检测数据、结果是否真实、客观、准确,重点关注是否存在未经检测出具结果数据或检验不规范的行为。
“双随机、一公开”监管模式对检验检测机构提出了更高的要求和挑战。通过建立健全内部管理制度、加强人员培训与管理、强化质量控制与监督以及定期自查与整改等措施,检验检测机构可以更好地应对“双随机”监督抽查,确保检验检测活动的合规性和公正性。同时,这也将有助于提高检验检测机构的行业形象和信誉度,推动行业的健康发展。
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